सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन
१. कार्यालय सञ्चालन र व्यवस्थापनका प्रमुख आयामहरू के–के हुन् ? सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन कसरी गर्न सकिन्छ ? कार्यालयको लक्ष्य एवम् उद्देश्य प्राप्तिका लागि गरिने सबै कार्यहरू कार्यालय सञ्चालन र व्यवस्थापन हुन् । यसमा कार्यालयको योजना तर्जुमा गर्नेदेखि योजना कार्यान्वयन गर्ने, कर्मचारी तथा बजेट व्यवस्था गर्ने, समन्वय गर्ने, निर्देशन गर्ने, अनुगमन गर्ने, मूल्याङ्कन गर्नेलगायतका कार्यहरू पर्दछन् । यी कार्यहरूलाई व्यवस्थित गर्न केही विभिन्न पक्षहरूको आवश्यकता पर्दछ, जसलाई कार्यालय सञ्चालन र व्यवस्थापनका प्रमुख आयामका रूपमा लिन सकिन्छ । जुन निम्न छन् ः
क. मितव्ययिता
– कम लागत तथा तोकिएको समयमा गुणस्तरीय कार्यसम्पादन गर्ने गरी व्यवस्थापनले कार्य गर्नुपर्दछ ।
ख. कार्यदक्षता
– उपलब्ध साधन–स्रोतको अधिकतम परिचालन गरेर लक्ष्य हासिल गर्नुपर्दछ ।
ग. प्रभावकारिता
– लक्ष्यअनुसारको प्रगति हासिल गरेर आफ्नो प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्नुपर्दछ ।
घ. पारदर्शिता
– व्यवस्थापनले आफूले गरेका कार्यहरू तथा निर्णयहरू सरोकारवालाहरूलाई जानकारी गराउनुपर्दछ ।
ङ. जवाफदेहिता
– व्यवस्थापनले आफूले गरेका प्रत्येक कार्यहरूको सम्बन्धमा उठेका सवालहरूको उत्तर दिनुपर्दछ ।
च. सदाचार एवम् नैतिकता
– व्यवस्थापनले गरेका कार्यहरूमात्र नभई, व्यवस्थापकको बानी व्यहोरा एवम् चरित्र स्वच्छ हुनुपर्दछ । सेवाग्राहीमैत्री व्यवहार हुनुपर्दछ ।
सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन
– कार्यालयमा इन्टरनेट, कम्प्युटर, प्रिन्टरलगायतका विद्युतीय उपकरणहरूको प्रयोग गरेर कार्यालयले गर्ने सम्पूर्ण कार्यलाई यही माध्यमबाट गरी कार्यालयलाई पूर्ण रूपमा पेपरलेस अफिस बनाउनु सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन हो । सूचना प्रविधिको उपयोगिताको क्षेत्र बहुआयामिक हुनाले कार्यालयको कार्यप्रकृति एवम् कार्यक्षेत्रका आधारमा यसलाई प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसले मानिस, मालवस्तु, जग्गा, भवन, सवारीसाधनलगायतका सबैको सूचनालाई व्यवस्थित गर्दछ । देहायका उपायहरू अवलम्बन गरेर कार्यालयलाई सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालयका रूपमा व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ ः
– कार्यालयको वेबसाइट निर्माण गरेर,
– विद्युत् आपूर्तिको नियमित व्यवस्था गरेर,
– कम्प्युटर प्रणालीको पूर्ण प्रयोग गरी सेवा प्रवाह गरेर,
– सीसी टीभीको प्रयोग गरेर,
– टेलिफोन, फ्याक्स, स्क्यानर, मोबाइल, रेडियो, टेलिभिजनलगायतका विद्युतीय औजारको प्रयोग गरेर,
– इन्टरनेटमार्फत अनलाइन सेवा प्रदान गरेर,
– फेसबुक, ट्वीटर, स्काइप, भाइबर, इन्स्टाग्राम, इमोजस्ता सामाजिक सञ्जालको प्रयोग गरेर,
– सूचना प्रविधिमैत्री दक्ष कर्मचारीको व्यवस्था गरेर,
– सूचना प्रविधिको पूर्ण सुरक्षा तथा गोपनीयताको सुनिश्चितता गरेर ।
अन्त्यमा, अहिलेको युग सूचना प्रविधिको युुुग हो । यसलाई व्यक्तिको व्यक्तिगत जीवनदेखि घरपरिवार, कार्यालय, समाज, राष्ट्र हुँदै सम्पूर्ण विश्वमा प्रयोग गर्न सकिने भएकाले आज सूचनाको सञ्जाल यसरी विस्तार र विकास भएको पाइन्छ । त्यसैले कार्यालयमा उल्लिखित उपायबाट यसको पूर्ण प्रयोग गरेर काममा गुणस्तर, छिटोछरितोपन एवम् अनु्शासन कायम गर्दै कार्यालयलाई आधुनिक बनाउन सकिन्छ ।
क. मितव्ययिता
– कम लागत तथा तोकिएको समयमा गुणस्तरीय कार्यसम्पादन गर्ने गरी व्यवस्थापनले कार्य गर्नुपर्दछ ।
ख. कार्यदक्षता
– उपलब्ध साधन–स्रोतको अधिकतम परिचालन गरेर लक्ष्य हासिल गर्नुपर्दछ ।
ग. प्रभावकारिता
– लक्ष्यअनुसारको प्रगति हासिल गरेर आफ्नो प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्नुपर्दछ ।
घ. पारदर्शिता
– व्यवस्थापनले आफूले गरेका कार्यहरू तथा निर्णयहरू सरोकारवालाहरूलाई जानकारी गराउनुपर्दछ ।
ङ. जवाफदेहिता
– व्यवस्थापनले आफूले गरेका प्रत्येक कार्यहरूको सम्बन्धमा उठेका सवालहरूको उत्तर दिनुपर्दछ ।
च. सदाचार एवम् नैतिकता
– व्यवस्थापनले गरेका कार्यहरूमात्र नभई, व्यवस्थापकको बानी व्यहोरा एवम् चरित्र स्वच्छ हुनुपर्दछ । सेवाग्राहीमैत्री व्यवहार हुनुपर्दछ ।
सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन
– कार्यालयमा इन्टरनेट, कम्प्युटर, प्रिन्टरलगायतका विद्युतीय उपकरणहरूको प्रयोग गरेर कार्यालयले गर्ने सम्पूर्ण कार्यलाई यही माध्यमबाट गरी कार्यालयलाई पूर्ण रूपमा पेपरलेस अफिस बनाउनु सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालय व्यवस्थापन हो । सूचना प्रविधिको उपयोगिताको क्षेत्र बहुआयामिक हुनाले कार्यालयको कार्यप्रकृति एवम् कार्यक्षेत्रका आधारमा यसलाई प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसले मानिस, मालवस्तु, जग्गा, भवन, सवारीसाधनलगायतका सबैको सूचनालाई व्यवस्थित गर्दछ । देहायका उपायहरू अवलम्बन गरेर कार्यालयलाई सूचना प्रविधिमैत्री कार्यालयका रूपमा व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ ः
– कार्यालयको वेबसाइट निर्माण गरेर,
– विद्युत् आपूर्तिको नियमित व्यवस्था गरेर,
– कम्प्युटर प्रणालीको पूर्ण प्रयोग गरी सेवा प्रवाह गरेर,
– सीसी टीभीको प्रयोग गरेर,
– टेलिफोन, फ्याक्स, स्क्यानर, मोबाइल, रेडियो, टेलिभिजनलगायतका विद्युतीय औजारको प्रयोग गरेर,
– इन्टरनेटमार्फत अनलाइन सेवा प्रदान गरेर,
– फेसबुक, ट्वीटर, स्काइप, भाइबर, इन्स्टाग्राम, इमोजस्ता सामाजिक सञ्जालको प्रयोग गरेर,
– सूचना प्रविधिमैत्री दक्ष कर्मचारीको व्यवस्था गरेर,
– सूचना प्रविधिको पूर्ण सुरक्षा तथा गोपनीयताको सुनिश्चितता गरेर ।
अन्त्यमा, अहिलेको युग सूचना प्रविधिको युुुग हो । यसलाई व्यक्तिको व्यक्तिगत जीवनदेखि घरपरिवार, कार्यालय, समाज, राष्ट्र हुँदै सम्पूर्ण विश्वमा प्रयोग गर्न सकिने भएकाले आज सूचनाको सञ्जाल यसरी विस्तार र विकास भएको पाइन्छ । त्यसैले कार्यालयमा उल्लिखित उपायबाट यसको पूर्ण प्रयोग गरेर काममा गुणस्तर, छिटोछरितोपन एवम् अनु्शासन कायम गर्दै कार्यालयलाई आधुनिक बनाउन सकिन्छ ।
0 Comments